Règlement de participation et Conditions générales pour exposants
1) Données techniques de la salle
a. Dimensions :
Sauf dérogation, la hauteur des cloisons est fixée à 300 cm.
b. Suspension :
La suspension de matériaux à la sous-toiture n’est possible qu’après demande écrite adressée à Dream Events et après approbation par un organisme de contrôle reconnu.
c. Contraintes :
Veuillez tenir compte des contraintes suivantes lors de la conception et du montage de votre stand :
- Les bouches d’incendie et extincteurs doivent toujours être accessibles sans le moindre problème et sans devoir déplacer d’objets.
- Les portes de secours doivent rester accessibles et libres.
d. Dégâts :
En cas de détérioration de biens ou de locaux mis à la disposition des exposants, les frais de restauration des biens endommagés seront à charge de l’exposant responsable. L’emploi de peinture, d’autocollants, de clous… n’est pas autorisé sur les stands loués par l’intermédiaire de Dream Events, ni sur les murs ni sur les sols en béton de la salle.
Le placement de la moquette implique qu’il faut tenir compte du fait que le ruban adhésif double face doit être enlevé lors du démontage. Nous sommes obligés de vous demander les prix suivants pour :
- Tâches de peinture et autres : 70 €/m² avec un minimum de 1 m²
- Rayures et dégâts causés par le matériel lourd : 50 € par endroit endommagé.
- Restes de colle et de ruban adhésif double-face : 15 €/m courant sur une largeur maximale de 5 cm.
- Évacuation de déchets au montage et démontage du stand : 50 €/évacuation.
e. Aménagement :
L’organisateur se réserve le droit de refuser tout matériel et/ou mobilier dont l’état et/ou la présentation seraient de nature à déprécier l’allure visuelle générale du salon. En outre, l’organisateur peut faire meubler et/ou aménager par ses propres services et aux frais de l’exposant, le stand de ce dernier qui ne serait pas aménagé suivant l’esthétique générale du salon.
2) Participation
a. Admission :
La qualité d’exposant n’est acquise que lorsque Dream Events srl aura enregistré l’acompte prévu par le règlement. Le paiement intégral des factures est la condition expresse d’admission à l’événement. En cas de non-paiement, l’emplacement attribué est remis à la disposition de l’organisateur.
Les stands sont loués à toute firme ayant une activité compatible avec l’objet du salon. L’exposant qui s’inscrit est supposé en règle avec la législation en vigueur concernant sa propre activité commerciale.
b. Commandes :
En cas de commande tardive, il est possible que les biens commandés ne puissent plus être livrés conformément à votre commande. Toutes les commandes (eau, électricité, cartes d’entrée, badges…) faites pendant le montage, la durée ou le démontage du Salon seront sujettes à une augmentation de 20 % et seront à payer au comptant. Aucune annulation de commande ne sera acceptée à partir du premier jour du montage.
c. Réservation :
Toute réservation doit être faite via le formulaire prévu à cet effet et distribué par l’organisateur. Toute réservation implique le paiement correspondant dans les délais fixés, suivant les formules décrites dans le formulaire de réservation. En cas de défaut de paiement, l’organisateur se réserve le droit de facturer des frais de dossiers (25 €) et des intérêts de retards suivant les taux légaux.
Les stands sont attribués au fur et à mesure et en fonction de la sélection. L’attribution sera définitive dès l’admission confirmée par l’organisateur accompagné de la réception de l’acompte. La réservation étant personnelle, aucune modification de locataire ou d’occupant ne peut se faire sans l’accord écrit de l’organisateur. Pour une question de cohérence et de visibilité, les stands ne pourront pas être partagés.
d. Produits et services :
Les exposants doivent posséder les droits et autorisations nécessaires à la présentation des produits et services exposés sur leur stand. L’organisateur n’assume aucune responsabilité à ce sujet pas même en cas de concurrence déloyale entre exposants ou à l’égard des tiers.
L’exposant s’engage à pratiquer une politique commerciale respectueuse et bienveillante. Toute approche commerciale agressive, représentant une arnaque ou abusive envers un visiteur entraine automatiquement l’exclusion du salon, l’annulation d’éventuelles réservations pour des salons ultérieurs.
3) Stand
a. Plan de lotissement :
L’organisateur s’efforcera de satisfaire les demandes de localisation précise au fur et à mesure des réservations et de leur ordre d’arrivée. En aucun cas, l’organisateur n’est tenu par une localisation déterminée sauf dans le cas où le bon de commande prévoit la réservation d’un angle moyennant un supplément de 10 % du prix du stand.
b. Sous-location, transfert de stand :
Il est interdit à l’exposant de céder à des tiers (même à titre gratuit), de louer, de céder à l’usage, ou de transférer tout ou une partie du stand qui lui est attribué, sans l’accord préalable et écrit de l’organisateur.
c. Présence au stand :
Les exposants s’obligent dans leur propre intérêt, à garantir une présence d’un délégué sur le stand en permanence, pendant les heures d’ouverture de la manifestation, pour recevoir et renseigner les visiteurs.
4) Assurance
a. Obligations :
En signant le formulaire de participation, les exposants ou les organisateurs déclarent qu’ils ont souscrit toutes les assurances légalement obligatoires (tant pour eux-mêmes que pour leur personnel).
b. Recours :
Par les présentes conditions générales de participation, les exposants abandonnent tout recours envers l’organisateur, Dream Events et ses représentants.
5) Paiement – Renonciation
a. Les paiements doivent se faire dans les délais suivants :
- 50 % au comptant dès réception de la facture (lors de l’inscription).
- 50 % au plus tard deux mois avant l’ouverture de l’événement.
b. Renonciation :
La signature du contrat engage l’exposant de manière irrévocable à participer au salon. Par dérogation, il est toutefois convenu que l’exposant pourra renoncer à sa participation sous certaines conditions.
6) Principes juridiques
En cas de litige, les Tribunaux de Bruxelles seront seuls compétents.